„Muszę pojechać do klienta w przyszłym tygodniu” to informacja, która zwykle rodzi więcej pytań niż odpowiedzi. Dokąd dokładnie? Na jak długo? Jaki jest przewidywany koszt? Czy potrzebny będzie nocleg albo samochód? Kto powinien zaakceptować wyjazd? Jeżeli ustalenia prowadzone są mailowo, jedna delegacja może oznaczać kilka wiadomości, ponagleń i poprawek. Łatwo też przeoczyć istotny szczegół albo rozpocząć rezerwację przed uzyskaniem wymaganej zgody. Proces można uprościć za pomocą jednego formularza wyjazdowego. Pracownik podaje w nim między innymi:

Gotowy wniosek może następnie automatycznie trafić do odpowiedniej osoby. Jeżeli wyjazd mieści się w określonych zasadach, ścieżka akceptacji pozostaje krótka. Nietypowe lub droższe podróże można skierować do dodatkowego zatwierdzenia. Oszczędność czasu wynika tu przede wszystkim z uporządkowania informacji. Osoba podejmująca decyzję od razu otrzymuje komplet danych, a pracownik nie musi sprawdzać w kolejnych wiadomościach, na jakim etapie znajduje się jego wniosek.

Sama rezerwacja potrafi pochłonąć więcej czasu niż planowanie spotkania, które jest celem wyjazdu. Lot wyszukiwany jest w jednym serwisie, nocleg w drugim, a samochód w trzecim. Później trzeba jeszcze porównać godziny, warunki i koszty, a wybrane propozycje przesłać do administracji lub przełożonego. Sytuację dodatkowo komplikuje zmiana terminu. Przesunięcie lotu może wpłynąć na dobę hotelową i godzinę odbioru samochodu. Gdy rezerwacje są rozproszone, każdą z nich trzeba odnaleźć i zmodyfikować osobno.

Pomaga centralizacja, czyli przeniesienie rezerwacji do jednego środowiska. Pracownik może samodzielnie wybrać usługi mieszczące się w firmowych zasadach, natomiast osoba odpowiedzialna za podróże zachowuje dostęp do informacji o całym wyjeździe. Przykładem takiego rozwiązania jest platforma do organizacji podróży służbowych worktrips.com. Umożliwia ona rezerwowanie lotów, noclegów i innych środków transportu, w tym samochodów, w ramach jednego procesu. Dzięki temu nie trzeba wielokrotnie przekazywać tych samych danych między podróżnym a administracją.

Wynajem auta nie powinien być dopisywany do podróży w ostatniej chwili. Samochód warto uwzględnić już podczas układania harmonogramu, zwłaszcza gdy pracownik:

Godzinę odbioru auta należy dopasować do przylotu lub przyjazdu pociągu, zostawiając rozsądny margines na opóźnienie i formalności. Przed potwierdzeniem rezerwacji trzeba również sprawdzić miejsce zwrotu, zasady tankowania, limit kilometrów, warunki ochrony ubezpieczeniowej oraz możliwość przekraczania granic, jeśli wymaga tego trasa. Rzecz jasne, że automatyzacja nie podejmie wszystkich tych decyzji za pracownika. Może jednak skrócić drogę od wyboru po potwierdzenie rezerwacji i sprawić, że samochód będzie traktowany jako integralna część podróży, a nie osobne zadanie do załatwienia.

Firmowa polityka podróży określa zasady organizowania wyjazdów. Może obejmować limity cenowe, klasy biletów, standard hoteli, kategorie wynajmowanych samochodów, terminy dokonywania rezerwacji czy sposób akceptowania wyjątków. Samo posiadanie takiego dokumentu nie rozwiązuje jednak problemu. Jeżeli pracownik musi za każdym razem odszukiwać regulamin i ręcznie porównywać z nim ofertę, część pracy nadal pozostaje po jego stronie. W praktyce te same pytania regularnie wracają do administracji.

Zasady można przenieść do systemu obsługującego podróże. Narzędzie może wtedy wyświetlać oferty zgodne z przyjętymi limitami, sygnalizować odstępstwa albo kierować wybór do dodatkowej akceptacji. Dobrze skonstruowane reguły powinny uwzględniać rzeczywiste warunki wyjazdów. Sztywny limit noclegowy może nie sprawdzić się podczas dużych targów, gdy ceny w danym mieście gwałtownie rosną. Podobnie jedna klasa samochodu nie będzie odpowiednia zarówno dla pojedynczego handlowca, jak i zespołu jadącego na spotkanie z większym bagażem.

Celem nie jest więc tworzenie jak największej liczby ograniczeń. Chodzi o jasne ramy, w których pracownik może samodzielnie zorganizować podróż, a osoba zatwierdzająca zajmuje się przede wszystkim wyjątkami.

Powrót z wyjazdu nie oznacza końca pracy administracyjnej. Trzeba jeszcze zebrać rachunki i faktury, opisać dodatkowe koszty, uwzględnić zaliczkę, diety oraz zapewnione posiłki, a następnie przekazać komplet dokumentów do weryfikacji. Gdy informacje znajdują się w kilku miejscach, rozliczenie łatwo zamienia się w poszukiwanie brakujących elementów. Jeden rachunek został w portfelu, drugi trafił do skrzynki mailowej, a opis przejazdu znajduje się w komunikatorze. Po kilku dniach od powrotu odtworzenie szczegółów bywa trudniejsze niż sama podróż.

Znacznie sprawniej działa model, w którym dokumenty są przypisywane do konkretnego wyjazdu na bieżąco. Dane wprowadzone podczas zgłaszania i rezerwowania podróży mogą zostać wykorzystane ponownie, bez przepisywania terminów, tras czy podstawowych kosztów. Taką ciągłość procesu wspiera moduł delegacyjny worktrips.com. Łączy on wniosek, jego akceptację, dokumenty i późniejsze rozliczenie. Po zakończeniu wyjazdu pracownik może uzupełnić dietę, kilometrówkę, dodatkowe wydatki oraz dokumenty potwierdzające poniesione koszty.

W przypadku podróży samochodem warto zachować wyraźny podział między różnymi rodzajami wydatków. Wynajem samochodu, zakup paliwa, opłaty parkingowe czy przejazdy autostradami powinny być opisane i rozliczone zgodnie z zasadami przyjętymi w danej firmie. Uporządkowany formularz ogranicza ryzyko pomieszania tych kosztów.

Dane o podróżach są przydatne nie tylko księgowości. Pozwalają również ustalić, które zespoły podróżują najczęściej, jakie trasy generują największe wydatki oraz ile firma przeznacza na loty, noclegi, kolej czy wynajem samochodów. Jeżeli każda delegacja opisana jest w inny sposób, przygotowanie raportu wymaga mozolnego łączenia danych z faktur, arkuszy i systemów rezerwacyjnych. Zestawienie powstaje długo, a po jego ukończeniu może już nie odzwierciedlać aktualnej sytuacji.

Dlatego wyjazd warto przypisać do projektu, działu lub centrum kosztowego już na etapie zgłoszenia. Te informacje przechodzą następnie przez kolejne części procesu i nie trzeba uzupełniać ich ponownie podczas rozliczenia.

Uporządkowane raportowanie pozwala odpowiedzieć na praktyczne pytania:

Automatyczny raport nie zastępuje analizy. Dostarcza jednak uporządkowanego materiału, dzięki któremu osoba zarządzająca podróżami może szybciej zauważyć prawidłowości i podejmować decyzje na podstawie pełniejszych informacji.

Najlepiej prześledzić jedną typową delegację od początku do końca. Warto policzyć, ile wiadomości wymagała, które dane wpisywano więcej niż raz, gdzie pojawiły się opóźnienia i ile korekt trzeba było wprowadzić podczas rozliczenia. Pierwszym kandydatem do automatyzacji powinien być etap, który generuje najwięcej powtarzalnej pracy. W jednej firmie będą to rezerwacje, w innej obieg akceptacji, a jeszcze w innej zbieranie dokumentów po powrocie.

Największy efekt przynosi połączenie kolejnych etapów. Dane ze zgłoszenia mogą zasilać rezerwację, informacje o rezerwacji przechodzić do rozliczenia, a zatwierdzone koszty trafiać do raportów. Pracownik nie musi wówczas opowiadać tej samej historii wyjazdu kilku osobom i kilku systemom. Dobrze zaprojektowana automatyzacja pozostaje niemal niewidoczna. Po prostu skraca liczbę kroków, ogranicza formalności i pozwala skupić się na tym, po co organizowana jest podróż: spotkaniu, projekcie czy też rozmowie z klientem.